• 索 引 号:395/2022-2003104
  • 发布机构:区史志档案局
  • 生成日期:2022-10-31 10:54:19.0
  • 公开日期:2022-10-31
  • 公开方式:政府网站
  • 公开范围:全部公开
关于做好档案移交和接收进馆工作的通知
来源:区史志档案局 2022-10-31 10:54
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各街道(乡),区直各单位:

岳阳楼区档案馆新馆已正式投入使用,根据《档案法》和《湖南省档案管理条例》的相关规定要求,为丰富馆藏资源,优化馆藏结构,方便查阅利用,决定开展区档案馆新馆档案接收工作。现将有关事项通知如下:

一、移交档案范围

1. 按《岳阳楼区档案馆进馆档案整理质量标准》(附件1)要求整理好的永久和长期(定期30年)的文书档案。

2. 在区档案馆接收范围的档案,自档案形成之日起满10年,向档案馆申请移交。

二、移交工作要求

1. 移交进馆的档案,要按照国家规范要求,做到分类科学;保管期限划分准确;案卷组卷合理;卷内(归档)文件目录项目填(录)制正确,完整、规范;页号、件号编制准确、规范;题名能全面概括案卷内容,文字简练通顺;案卷装订符合要求,备考表填制完整;书写时不得使用易褪色墨水,打印卷皮时要检查磨粉附着力大小,易擦去的则采取人工书写方法。

2. 纸质档案进馆前应进行数字化扫描处理,其数字化副本必须与档案实体一同移交进馆。数字化副本需经档案馆确定符合要求,且完成挂接后,方可进行实体档案移交和开展档案查阅利用工作。

3. 检索工具及反应本次移交档案的立卷说明必须随档案一并移交。检索工具一般一式两套。立卷说明的内容包括:本机关单位组织机构、历史沿革;本机关单位职责职能;本次移交档案整理的分类方案,本次移交档案情况和内容介绍,本次移交档案的统计数据;收集、整理中存在的问题和做法。

三、档案进馆流程

1. 立档单位向档案馆提出移交进馆申请,并提供移交清册。

2. 档案馆对提出申请单位拟移交进馆档案整理质量进行初步检查验收,对不符合进馆要求档案提出整改意见,移交单位对存在的问题进行整改。

3. 档案馆验收合格后,办理移交手续。移交档案时,移交、接收单位双方必须当面认真清点,做到移交清册中的档案数量与实际数量一致。并按照国家标准填写《档案交接文据》(一式三份),由双方负责人签字,并加盖单位印章。

4. 档案数字化副本在档案馆完成挂接后。档案实体移交进馆,除尘杀菌后,整理上架。

该通知最终解释权归岳阳楼区档案馆。

联系人:潘佳颖

联系电话:0730-8245420

附件1

岳阳楼区档案馆进馆档案整理质量标准

一、文书档案

1. 2000年(含)以前的文件材料以“卷”为单位进行整理。标准按照《机关档案工作业务建设》(国档发〔1987〕27号)、《文书档案案卷格式》(国档发〔1988〕17号)和《档号编制规则》(DA/T13-94)执行。

2. 2001年至2015年的文件材料以“件”为单位进行整理,标准按照《归档文件整理规则》(DA/T22-2000)执行,2007年(含)以后的档案整理结合《机关档案文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(国家档案局令第8号)执行。

3. 2016年(含)以后的文件材料以“件”为单位进行整理,标准按照《归档文件整理规则》(DA/T22-2015)和《机关档案文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》执行。

二、各行业、专业(专门)档案。按照各行业、专业档案整理标准执行。无行业标准可参照《文书档案案卷格式》或《归档文件整理规则》执行。

附件2

档案移交和接收进馆工作流程图